Manche Experten sprechen von einem neuen “iPhone-Moment”, einem neuen “Internet-Moment” oder sehen gar die Menschheit bedroht. Klar ist: KI-Anwendungen breiten sich in allen Lebensbereichen aus. Buchhaltung und Steuerberatung bilden da keine Ausnahme. Doch wie viel KI steckt heute schon in den Programmen?
KI in Finanzsoftware – der Anfang ist gemacht
Ein Blick auf aktuelle KI-Projekte macht deutlich, dass zwar erhebliche Fortschritte erzielt wurden, es aber noch viel Raum für Verbesserungen gibt. Dienste wie ChatGPT oder Midjourney liefern beeindruckende Texte und Bilder, aber nur, wenn sie zuvor entsprechend “gefüttert” wurden – und zwar von Menschen. Die Frage “Wie erkläre ich das meiner KI?” hat sogar ein neues Berufsbild hervorgebracht: den “Prompt Engineer”, der die Interaktionen mit der Maschine iterativ optimiert und verfeinert, bis das gewünschte Ergebnis erreicht ist. Nur wer die richtigen Fragen stellt, erhält auch die richtigen Antworten. Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor ist die Qualität der zugrundeliegenden Wissensbasis. KI ist von Natur aus ignorant und weiß nichts. Entscheidend ist, sie mit den besten, umfassendsten und aktuellsten Quellen und Daten zu füttern – zum Beispiel bei Steuersoftware mit Steuergesetzen, aktuellen Urteilen des Bundesfinanzhofs oder wichtigen Schreiben des Bundesfinanzministeriums.
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KI und Finanzen: Noch Luft nach oben
Was für Texte oder Bilder funktioniert, muss aber nicht zwangsläufig auch für Finanzthemen funktionieren. Dennoch lassen sich Themen, die stark regelbasiert und zahlengetrieben sind, in der Regel gut automatisieren. Ein Beispiel hierfür ist Steuersoftware, die Daten übernimmt, über mehrere Jahre logisch fortschreibt, Plausibilitäts- und Fehlerprüfungen durchführt und sogar individuelle Einsparpotenziale aufzeigt. Das erleichtert die jährliche Arbeit schon heute erheblich.
Um ihren Arbeitsplatz müssen sich Steuerberaterinnen und Steuerberater derzeit allerdings keine Sorgen machen. Wie in vielen anderen Berufsfeldern scheint KI eher eine unterstützende Wirkung zu haben als Arbeitsplätze zu vernichten. Sie hilft beispielsweise bei administrativen Aufgaben oder übernimmt vorbereitende Arbeiten wie Recherchen für Gutachten. Dadurch bleibt mehr Zeit für eine ausführliche Beratung, insbesondere bei komplexen Fragestellungen wie im internationalen Steuerrecht.
KI muss noch viel lernen
Der begrenzte Einsatz von KI in Steuer- und Buchhaltungssoftware ist jedoch auch technisch bedingt. Viele Aufgaben, die für Menschen einfach sind, stellen für Maschinen eine große Herausforderung dar. So kann ein Mensch ein Urlaubsfoto problemlos von einer fotografierten Rechnung unterscheiden, während eine KI zunächst nur zwei Bilder verstehen muss. Diese Unterscheidung ist nicht trivial und erfordert ein differenziertes Verständnis. Maschinen müssen noch viel lernen, um solche Aufgaben präzise zu erledigen.
Einige Programme meistern diese Herausforderungen bereits gut. Die Buchhaltungssoftware lexoffice beispielsweise unterstützt Selbstständige mit Buchungshilfen, die auf künstlicher Intelligenz basieren. Dabei kann die KI von lexoffice sogar individuell auf den Nutzer eingehen, seine spezifischen Anforderungen besser erfüllen und so Zeit sparen. Wo früher beispielsweise Kontoauszüge ausgedruckt und an den entsprechenden Beleg geheftet werden mussten, wird heute digital gearbeitet. Belege können nun in nur drei Schritten erfasst werden: digitalisieren, hochladen und buchen. Dabei erkennt die KI automatisch den Inhalt und ordnet den Beleg dem richtigen Konto zu. Die KI von lexoffice geht dabei über die klassische Texterkennung hinaus und umfasst auch semantische Auswertungen. So kann sie beispielsweise zwischen Rechnungs- und Fälligkeitsdatum oder zwischen Brutto- und Nettorechnungsbetrag unterscheiden. Die KI lernt ständig dazu und wird mit der Zeit immer besser.
Automatisches Erkennen von Umsätzen
Selbstständige haben in lexoffice die Möglichkeit, ihre Geschäftskonten zur Erfassung der Bankumsätze für die Buchhaltung anzubinden. Dabei erhalten sie von lexoffice Kontierungsvorschläge, also Empfehlungen, wie sie ihre Bankumsätze in der Buchhaltung zuordnen können. Diese Vorschläge können sie einfach prüfen und mit einem Klick bestätigen – die Buchung erfolgt dann automatisch im Hintergrund. So halten sie ihre Buchhaltung mit wenigen Klicks auf dem neuesten Stand und sparen wertvolle Zeit. Möglich wird dies durch standardisierte Buchhaltungsprozesse in jedem Unternehmen. Darüber hinaus bietet die KI von lexoffice sogar individuelle Kontierungen. Denn neben den allgemeinen Geschäftsprozessen, die in den meisten Unternehmen existieren, gibt es spezifische individuelle Anforderungen, die zwar insgesamt selten, aber in bestimmten Unternehmen sehr häufig sind. Die KI von lexoffice ist in der Lage, solche benutzerspezifischen Buchungsvorgänge zu erkennen, sich die Kategoriezuordnungen zu merken und bei wiederkehrenden Buchungen automatisch vorzuschlagen. Auch dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis bei der Anwendung.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass KI in Finanzsoftware weiter an Bedeutung gewinnen wird, nicht nur bei der Analyse von Dokumenten. Besonders vielversprechend sind derzeit Deep-Learning-Technologien, mit denen sich die Maschine selbst trainiert. Davon werden die Nutzer von Steuer- und Buchhaltungssoftware immer mehr profitieren.
